Ceva interesant ce am gasit pe www.fwd.aiesec.ro
Ce sunt situatiile speciale de comunicare?
Diferenta este ca fata de scrisorile de rutina, nu stii exact cum va reactiona cititorul tau. Sau stii ca cititorul va fi suparat, reactionand negativ la cei ii vei comunica. Vei vedea exemple de scrisori cu vesti proaste in orice context in care vei lucra. Unele vor fi bune, unele nu.
Abordarea directa, trecerea la subiect cat se poate de repede, este buna cand comunici ceva natural sau obisbuit. Dar cand trebuie sa transmiti o veste rea, ceva ce cititorul nu vrea sa citeasca, sau cand nu iti cunosti cititorul indeajuns incat sa-i prevezi reactia. Oricine raspnde mai calm la vesti proaste daca i se ofera informatii inainte, explicatii. Pentru acest motiv, in scrisorile care dau vesti proaste abordarea directa nu este o idee buna.
O structura eficienta pentru scrisori cu vesti proaste
Zona tampon > o fraza neutra, placuta; ceva asupra caruia sunteti de acord; multumiri.
Explicatii > motive, circumstantele care au cauzat situatia, sau cum a fost luata decizia
Ideea centrala > vestea proasta, formulata cat mai pozitiv posibil
Incheierea > O sugestie sau o alternativa; o incheiere cu intentii bune
Provocarea este sa dai vestea cat mai usor, clar, si fara sa lovesti pa cel care o primeste. Dar in acelasi timp, nu trebuie sa fii prea vag si sa produci confuzie, si nici sa intinzi explicatiile prea mult. Fii placut si pozitiv fara a fi artificial de vesel (pentru ca totusi comunici o veste proasta!).
Abordarea indirecta (cu explicatiile la inceput) este recomandata daca nu stii cum va reactiona cititorul.
EX.: te cheama seful in biroul sau sa-ti spuna ca esti concediat. Pur si simplu. Apoi de abia iti da
niste explicatii, cum a pierdut compania bani, ca trebuie sa raduca cheltuielile, etc… Daca esti ca
majoritatea, dupa ce ti se spune “Ai fost concediat,” capacitatea de a asculta va fi aproape nula.
Foarte probabil 95% din ce iti explica seful nici nu va ajunge la tine. A doua zi, iti vei aminti
foarte putin din explicatii, si este evident ca vei fi foarte suparat.
“Cei 4 S” ai situatiilor speciale de comunicare
- be Specific
- be Sincere
- be Spontaneous
- and keep the message Short.
Revin mai tarziu cu o interpretare mult mai personala.
